01 · Eingang
Neue Scans aufnehmen
Dokumente aus der Scanner-App landen zuerst in einem klaren Eingangsbereich.
Eingang
Sammelordner
Eingang für Scans, Belege und offene Dokumente.
Der Sammelordner ist der neutrale Eingang für neue Dokumente. Scans und Belege können zunächst gesammelt und danach sauber einer Rechnung, Zahlung oder Ablage zugeordnet werden.
EingangMobileScans
Zwecknoch nicht zugeordnet
Weiterverarbeitungprüfen und ablegen
Prinzipsichtbar statt vergessen
Wichtige Punkte
Der Sammelordner ist der digitale Eingang für Rechnungen, die noch geprueft, ergänzt oder freigegeben werden müssen.
02 · Sichtbarkeit
Nichts verstecken
Auch leere oder vorbereitete Module bleiben sichtbar, damit geplante Abläufe nicht vergessen werden.
sichtbar
03 · Prüfung
Dokumente kontrollieren
Bevor ein Scan fest zugeordnet wird, kann er geprüft und sinnvoll benannt werden.
prüfen
04 · Zuordnung
Rechnung oder Vorgang wählen
Aus dem Sammelordner heraus wird entschieden, wohin ein Dokument gehört.
zuordnen
05 · Ordnung
Vom Eingang zur Ablage
Nach der Verarbeitung verschwindet der Scan nicht, sondern wird sauber in die Dokumentenstruktur übernommen.
Ordnung
06 · Alltag
Weniger Papierstapel
Der Sammelordner ersetzt den Stapel „muss ich später noch ablegen“ durch einen kontrollierten digitalen Eingang.
praktisch
Ablauf
Ablauf im Sammelordner.
- Scan kommt in MobileScans an
- Dokument wird geprüft
- passender Vorgang wird gewählt
- Dokument wird sauber abgelegt
Einordnung
Warum ein eigener Eingang?
Nicht jedes Dokument ist sofort eindeutig. Der Sammelordner gibt diesen offenen Dokumenten einen kontrollierten Platz, bis sie korrekt verarbeitet sind.
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